5 tips om je klanten de scherpste prijzen en meer gemak te bieden als grafisch bedrijf

Hoe kun je jouw drukwerkproces efficiënter inrichten?
Leestijd: 8 mis.Auteur: Gert-Jan Hogeveen

Hoe kun jij je als grafisch bedrijf nog onderscheiden van de concurrentie? De branche waarin je actief bent, ontwikkelt zich in hoog tempo. Je staat voor lastige keuzes om relevant te blijven in een tijdperk waarin vrijwel alles digitaal verloopt. Klanten verwachten scherpe tarieven, stellen hoge eisen, vragen om gepersonaliseerde producten en zijn minder loyaal aan jou als leverancier. De kwaliteit van je producten bepaalt niet langer hoe succesvol je bent als grafisch bedrijf. Het draait vooral om de snelheid, het gemak en het bieden van degelijke producten tegen een goede prijs.

Onderscheidend zijn als grafisch bedrijf

Hoe pak je dat slim aan? Hoe kun je jouw klanten de snelste service en scherpste prijzen bieden? In dit artikel laten we je zien hoe je als grafisch bedrijf onderscheidend kunt zijn, door je drukwerkproces zo efficiënt mogelijk in te richten om kosten te besparen – oftewel door te excelleren in operational excellence. We vertellen je hoe je bedrijfsprocessen eenvoudig ingericht en centraal regelt. Met processen die naadloos op elkaar zijn afgestemd om kosten te besparen en het aantal handelingen voor klanten te minimaliseren. En dat je altijd weet welke producten goed verkopen en ervoor zorgt dat die producten (bijna) altijd voorradig zijn.

Een efficiënt drukproces betekent dat de kosten die je maakt veelal direct te herleiden zijn, zoals bij het materiaal dat je verbruikt en je energiekosten. En de indirecte kosten, zoals talloze e-mails en telefoontjes van klanten, wil je als grafisch bedrijf voorkomen door processen te verbeteren en slimme technologieën toe te passen. Met als resultaat dat je organisatie zich vooral bezighoudt met de productie. Daarmee onderscheid jij je van de concurrentie. Wat betekent dat dan precies voor je bedrijfsprocessen? Waar liggen je uitdagingen? En hoe los je die op? We geven je vijf tips.

1. Stel grenzen aan je productaanbod

De vraag van de markt waarin je actief bent, bepaalt welke producten je biedt. Binnen die productgroepen is veel ruimte voor specificaties – formaten, soorten papier en/of kleuren. De kunst is om grenzen te stellen aan de keuzevrijheid van je klanten, zonder dat je ze het gevoel geeft dat je ze beperkt. Bied producten die je goedkoop en efficiënt kunt drukken. Binnen die grenzen kun je klanten allerlei opties bieden, zolang het drukproces hetzelfde blijft. Zo geef je klanten wel het gevoel van keuzevrijheid, maar houd je het productieproces behapbaar.

2. Laat klanten zelf orders plaatsen

Werken met een vast productportfolio maakt het ook makkelijker om nieuwe orders aan te nemen en te registreren. Orders handmatig ‘inkloppen’ kost je veel tijd en is niet nodig als je met vaste producten en specificaties werkt. Door een digitale portal te gebruiken, kunnen klanten zelf eenvoudig orders plaatsen. Ze kunnen zelf makkelijk door het aanbod navigeren en de juiste producten en specificaties selecteren. Jij beperkt je tot het verwerken van orders en het aanpassen van orders bij eventuele wijzigingen van klanten. Je hoeft zelfs de bestanden van klanten niet zelf te controleren, want dat kun je laten doen door speciale software.

“Met de juiste informatie kun je analyseren hoe lang machines over batches doen en hoeveel materialen ze verbruiken”

3. Laat je leiden door het proces, niet door je orders

Doordat je werkt met een duidelijk portfolio, weet je ook precies welke orders je kunt verwachten. Je wacht totdat er meerdere orders van dezelfde productgroep zijn voordat je start met het drukproces. Daarvoor heb je goed inzicht nodig in het aantal en het soort orders. Daarbij komt de portal ook handig van pas. Als klanten orders plaatsen, zijn de gegevens direct digitaal beschikbaar. Door die informatie te verzamelen in een programma dat je productieplanning coördineert, krijg je automatisch een seintje als er voldoende orders klaar staan om te verwerken. Dit programma bepaalt ook de meest efficiënte indeling en de leverdatum van orders. Je kunt klanten dus direct informeren over hun levering en creëert daarmee realistische verwachtingen.

4. Krijg inzicht in je productieproces

Tijdens het drukproces wil je zicht houden op de voortgang van orders en de prestaties van je machines. Koppel daarom je machines met je systemen om waardevolle informatie te verzamelen. Met die informatie kun je bijvoorbeeld analyseren hoe lang machines over batches doen en hoeveel materialen ze verbruiken. Op basis daarvan kun je het drukproces verbeteren én monitoren of je machines nog goed werk leveren. Bovendien helpt deze informatie je bij de nacalculatie om nauwkeuriger te bepalen wat het je heeft gekost om orders te produceren. Zo kun je bij de facturatie nauwkeuriger specificeren wat je precies in rekening brengt. Dat helpt je klanten ook om in het vervolg misschien te kiezen voor een goedkoper of beter product.

 5. Zoek naar de goedkoopste zending

Creëer bij iedere order een unieke barcode, die je vervolgens door het hele proces kunt gebruiken. Dankzij die barcode wordt het versturen van orders ook eenvoudiger. Je weet precies welke orders je moet verzenden. En als er een batch klaarstaat, wil je die natuurlijk zo goedkoop mogelijk verzenden. Door je systemen te koppelen met transporteurs zie je in een oogopslag bij welke partij je de beste prijs krijgt om je zendingen te versturen. Vervolgens meld je zendingen aan met een druk op de knop. Door de snelheid waarmee je dit doet, wordt het veel eenvoudiger om per batch te bepalen waar je het meeste voordeel haalt.

Durf te kiezen

De keuze om te focussen op het efficiënter inrichten van bedrijfsprocessen is een goede manier om in het huidige tijdperk te excelleren en je te onderscheiden van de concurrentie. Deze keuze is echter niet de enige optie die je hebt als grafisch bedrijf. Volgens het model van Treacy & Wiersema – dat is gebaseerd op onderzoek onder 80 marktleiders in uiteenlopende branches – kunnen bedrijven maar uitblinken in één ding tegelijk: het bieden van of de beste prijs, of het beste product of de beste dienstverlening. Treacy & Wiersema onderscheidden drie type marktleiders en gaven hun aanpak een naam die past bij de manier waarop ze hun diensten en producten aan klanten leveren: operational excellence, product leadership en customer intimacy. Eerstgenoemde hebben we in dit artikel behandeld. Door je te concentreren op een van de strategieën – en daarmee uit te blinken in één waarde – kun je je als grafisch bedrijf onderscheiden ten opzichte van de concurrentie.

“Volgens Treacy & Wiersema kunnen bedrijven maar uitblinken in één ding tegelijk: het bieden van of de beste prijs, of het beste product of de beste dienstverlening.”

Het is volgens Treacy & Wiersema namelijk onmogelijk om overal goed in te zijn. Kiezen voor een waardestrategie is een ‘must’. Bedrijven die niet kiezen in het huidige tijdperk blijven achter. Ze worden voorbijgestreefd door de concurrentie. Door een waardestrategie te kiezen, bepaal je zelf de koers en neem je controle over je eigen toekomst. Hoe je dat precies doet lees je in het eBook ‘Drie strategieën om te excelleren in de grafische industrie’.

 

 

 

Het grafisch bedrijf anno 2030 ebooks

Lees hier hoe je een strategie kiest waarmee je kunt uitblinken en een stevig fundament onder je bedrijf legt.

Download het gratis eBook!x