De nieuwe rollen in je grafische bedrijf door automatisering

De grafische industrie verandert in hoog tempo. Klanten stellen steeds hogere eisen en de concurrentie is niet gering. De veranderingen die het digitale tijdperk met zich meebrengt, de hoge verwachtingen van klanten en de vele concurrenten zorgen voor een grote druk op de marges. Om relevant te blijven in de industrie is het belangrijk om keuzes te maken met het oog op de toekomst.

Verregaande automatisering is een logische volgende stap. Met behulp van software worden foutmarges verkleind, repetitieve en handmatige acties geautomatiseerd gemaakt en kostbare tijd bespaard. De voordelen zijn overduidelijk, maar het gevolg van al die efficiëntie wekt ook een grote zorg op: hoe moet het verder met mijn personeel? Gaat dit niet ten koste van de werkgelegenheid? Moeten er werknemers ontslagen worden?

Wanneer een grafisch bedrijf gaat automatiseren, krijgt het te maken met grote veranderingen. Gelukkig betekenen die veranderingen niet meteen dat er mensen op straat komen te staan, maar het is wel van belang dat er anders om wordt gegaan met de aanwezige mankracht. Werkzaamheden veranderen door deze ontwikkelingen en je werknemers krijgen de mogelijkheid om een nieuwe rol te vervullen. In plaats van in de uitvoerende taken, steken zij dan hun tijd in belangrijkere zaken die nu vaak blijven liggen. Aan de hand van drie verschillende taken binnen het grafische bedrijf, laten we je in dit artikel zien dat automatisering er in praktijk helemaal niet voor zorgt dat personeel overbodig wordt, maar dat het juist betekent dat je meer ruimte krijgt om te groeien, je service te verbeteren en je te richten op klanten die bij je passen. Van taken die op de automatische piloot uitgevoerd worden, naar betekenisvoller werk, waar meer voldoening uit gehaald kan worden en dat meer waarde toevoegt aan het bedrijf.

Van ordermanager naar klantadviseur

Het handmatig ‘inkloppen’ van orders kost veel tijd en is eigenlijk niet nodig als je werkt met vaste specificaties en producten. Wanneer klanten zelf hun orders aan kunnen maken, bijvoorbeeld via een toegankelijke website, kan dit tijdrovende – en bovendien ook foutgevoelige – proces omzeild worden. Zo kunnen klanten zelf gemakkelijk navigeren door het aanbod en de juiste specificaties selecteren. Een ordermanager heeft op die manier zijn handen vrij om de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. Hij heeft tijd om orders te controleren, afwijkingen te signaleren en contact te onderhouden met klanten over de afwikkelingen. Klantcontact wordt een groot onderdeel van het takenpakket. Dit betekent dat naast het maken van mooie en goede producten, ook advies en begeleiding tijdens het proces een belangrijke rol gaat spelen. Zo ben je in staat om je te onderscheiden op het gebied van service van een concurrent die bijvoorbeeld heel goedkoop produceert.

Gerichtere sales

Wanneer het orderproces voor het grootste deel geautomatiseerd en gedigitaliseerd is, wordt informatie over je klanten beter geregistreerd. Niet alleen hun naam- en adresgegevens zijn je bekend, maar ook het type producten dat ze kopen, in welke branche zij opereren en wie de contactpersonen zijn sla je op een centrale plek op. Met al deze informatie tot je beschikking kun je je marketing en sales veel persoonlijker invullen. Wanneer je weet wie voor welk product naar jou toekomt en in welke branche veel van je klanten actief zijn, kun je ze gerichter benaderen.

Door je doelgroep veel beter in kaart te brengen weten marketeers en salesmensen veel beter waar zij nieuwe klanten kunnen vinden en hoe zij die kunnen benaderen. Met gerichtere content kunnen zij de doelgroep beter aanspreken. Meer inzicht in je doelgroep helpt je potentiële klanten beter te begrijpen: wat hebben zij nodig en hoe zorg ik ervoor dat bestaande klanten nog meer zaken met mij doen? Je hoeft niet langer met hagel te schieten om de juiste mensen te bereiken.

Van planner naar procesverbeteraar

Een goede en strakke planning is voor ieder grafisch bedrijf van belang. Een planner is van alle aspecten van je bedrijf op de hoogte, van klanten en tarieven tot de gebruikte materialen. In het beste geval staat deze informatie opgeslagen in een Excel-bestandje of in wat verschillende tools. In het slechtste geval bestaat dit overzicht uitsluitend in het hoofd van de planner en wanneer hij ziek is of met vakantie gaat, is het nog maar de vraag of je de planning fatsoenlijk rond kunt krijgen.

Wanneer het aankomt op het opstellen van een planning, zorgt automatisering voor ingrijpende veranderingen. Waar een medewerker nu dagelijks de orders handmatig in een planning indeelt, kan software hem nu een enorme voorzet geven. Met slimme software kan een groot gedeelte van de orders automatisch ingepland worden. Dat bespaart veel tijd, die ingezet kan worden voor de uitzonderlijke orders en de spoedklussen. Daarnaast is er dan opeens tijd en ruimte vrij om de processen te analyseren en zo nodig te verbeteren, denk hierbij aan het bijhouden van de prestaties van machines of het verbruik van materialen.

Automatisering zorgt er ook voor dat, wanneer de planner zich ziekmeldt, dit niet direct voor grote problemen hoeft te zorgen. Een groot deel van de dag wordt automatisch goed ingepland en de spoedklussen en de orders die extra aandacht nodig hebben, kunnen gemakkelijk door een ander ingepland worden. De informatie is immers eenvoudig terug te vinden in de software.

Belangrijker personeel

Automatisering hoeft geen van je werknemers de kop te kosten. Ja, automatisering zorgt voor drastische veranderingen binnen je bedrijf en de bedrijfsvoering, maar dat betekent niet dat je werknemers de deur moet wijzen. Wel is het van groot belang dat je hun werkzaamheden op een andere manier bekijkt. Automatisering heeft als functie je werknemers te ondersteunen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Door hen de eenvoudige taken uit handen te nemen, krijgen ze juist een belangrijkere rol in je bedrijf.

Ordermanagers, planners en sales- en marketingmedewerkers worden niet overbodig, nu software een groot deel van hun taken overneemt. De indeling van hun werkzaamheden verandert daarentegen wel, maar die veranderingen bieden je bedrijf de mogelijkheid om verder te groeien, te specialiseren en te voldoen aan de wensen en eisen van klanten. De slimme inzet van automatisering, kan jouw grafisch bedrijf net die voorsprong geven die je onderscheidt van de concurrent.