Bijna iedereen binnen de grafische industrie heeft de begrippen JDF of JMF wel voorbij zien komen. Toch is het niet voor iedereen duidelijk wat deze technische standaarden inhoudelijk voor een grafisch bedrijf kunnen betekenen. Het gebruik van Job Definition Format en Job Messaging Format kan veel voordelen binnen diverse processen opleveren en zorgt voor meer inzicht en efficiëntie in je operatie. In dit artikel leggen we je eerst uit wat JDF en JMF precies inhouden. Daarna laten we je zien welke voordelen een geïntegreerde workflow kan hebben in de verschillende fasen van je productieproces.
Job Definition Format & Job Messaging Format
Laten we eerst nog even kort toelichten wat JDF en JMF precies zijn: JDF en JMF zijn technische standaarden binnen de grafische industrie, gebaseerd op XML. Ze hebben als doel om de informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen en apparaten te vereenvoudigen. In een JDF-bestand staat alle benodigde informatie om een productieopdracht uit te kunnen voeren. Je kunt het zien als de taal waarin je systemen en apparaten met elkaar communiceren, zonder dat daar enige vorm van menselijk handelen tussen hoeft te zitten. JDF maakt het dus mogelijk om automatisch gegevens uit te wisselen tussen je administratie en je productie, terwijl JMF zorgt voor automatisch feedback vanuit de productie naar je administratie. Zo geeft een JMF-bestand je direct inzicht in het verloop van je processen en houdt het je tijdens de productieorder op de hoogte van de status en de voortgang.
Deze technische standaarden raken veel van je processen en kunnen je onder de streep veel opleveren. We laten je, van order tot factuur, zien hoe je jouw processen slimmer en efficiënter kunt maken, door je productie en administratie te synchroniseren met behulp van JDF en JMF.
Soepele orderverwerking
Het met de hand ‘inkloppen’ van orders kost veel tijd en kan een foutgevoelige klus zijn. Wanneer orders binnenkomen, kunnen deze vanuit het ERP-systeem automatisch omgezet worden in JDF. Zo verklein je de kans op menselijke fouten, zeker wanneer klanten zelf hun orders aanmaken, bijvoorbeeld via een toegankelijke website: je bent er dan zeker van dat alle informatie die je nodig hebt compleet is. Het JDF-bestand kan direct doorgezet worden in het drukproces en hoeft daar niet meer handmatig voor overgenomen te worden. Door je orderproces te automatiseren, is je klant verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste informatie voor de order, voorkom je tijdrovende en foutgevoelige handelingen en zorg je ervoor dat je over alle informatie die je nodig hebt beschikt. Dit heeft natuurlijk ook gevolgen voor de voorcalculatie: nu alle informatie compleet is voor de order kun je een haarscherpe offerte opstellen.
Gestroomlijnde prepress en productie
JDF maakt het automatiseren van je prepress mogelijk, omdat dit een soepele informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen en apparaten faciliteert. Het handmatig instellen van de prepress hoeft niet langer. De informatie uit het JDF-bestand wordt automatisch geïnterpreteerd en dat scheelt veel tijd. De prepress workflow kan automatisch worden ingesteld. Je minimaliseert zo in deze fase van je proces de kans op fouten bij het instellen van je prepress. Niemand hoeft immers de instellingen handmatig over te kloppen. Ook de velindeling kan op basis van stripping parameters automatisch worden aangepast. En wanneer een klant een proef aanvraagt, gaat deze terugkoppeling automatisch.
Maar ook tijdens de productie zelf kan het gebruik van JDF veel opleveren. Omdat alle informatie in het bestand aangeleverd en direct geïnterpreteerd wordt door software en apparatuur, kan het combineren van verschillende orders van verschillende klanten geautomatiseerd worden. Dit betekent dat, met behulp van slimme software, je productie veel efficiënter kan worden. Je planning kan aangescherpt worden, materialen kunnen maximaal ingezet worden en de capaciteit kan verhoogd worden.
Tegelijkertijd kun je met een druk op de knop inzicht krijgen in hoe je proces ervoor staat. JMF geeft je gedurende de hele productieorder informatie over de status en voortgang. Waar je nu nog naar de machine toe moet om te kijken hoe een bepaalde order vordert, heb je met deze feedbackloop actuele informatie tot je beschikking. Dit is handig, want zo weet je precies of er nog ruimte vrijkomt voor die ene spoedorder die zojuist binnen is gekomen. Op het oog kun je dit soort capaciteitsvraagstukken lang niet zo goed inschatten.
Wanneer je zelf goed op de hoogte bent van je productie, kun je je klanten daar ook beter over informeren. Klantvragen over de vordering van een order kun je nu veel sneller en accurater beantwoorden. Je kunt je klanten zelfs de mogelijkheid geven om de status van hun bestelling zelf te monitoren met een eenvoudige website. Zo verlicht je de druk op je klantenservice en stel je proactief op richting klant.
Scherpere nacalculatie
Wanneer je zoveel grip hebt op je productie, zie je dat ook terug in de nacalculatie. De feedback die JMF je gedurende het gehele proces je geeft, heb je inzicht in het hele verloop van een order. Dit maakt je nacalculatie een stuk betrouwbaarder en zo kun je je factuur veel scherper opstellen. Je kunt deze zelfs automatisch laten opstellen. Bovendien kun je deze nacalculatie vergelijken met de voorcalculatie en daar lering uit trekken voor toekomstige orders.
Zoveel inzicht in je productie geeft je ook de mogelijkheid om je processen te optimaliseren. Omdat je nu beschikking hebt over informatie die je eerder niet had, kun je aan de slag met het optimaliseren van je processen: Waar verlies je je marge? Waarom is de ene ploeg minder productief dan de andere? Welke materialen worden verspild en waarom? Met deze managementinformatie kun je je bedrijf veel winstgevender maken en kun je je performance in kaart brengen.
Van order tot factuur
Een geïntegreerde workflow levert je in de eerste plaats vooral efficiëntie op. Processen verlopen soepeler, van order tot factuur. Bovendien loop je minder risico op menselijke fouten, omdat de communicatie tussen machines en systemen met JDF automatisch verloopt. Tot slot heb je direct met één druk op de knop inzicht in alle facetten van het proces. Waar de weg van order en factuur eerst uit afzonderlijke stappen bestond, geven JDF en JMF je de mogelijkheid deze te verbinden. De slimme drukkerij komt zo binnen handbereik.
